Mengurus Penggantian Paspor Secara Online

Artikel ini ditayangkan pada 29 September 2014, sekitar 3 tahun yang lalu. Informasi pada tulisan ini mungkin sudah tidak sesuai.

Paspor saya akan habis masa berlaku pada 4 Desember 2014. Karena ada aturan untuk memperbarui paspor minimal 6 bulan sebelum habis masa berlaku, saya pun segera mengurus penggantian paspor.

paspor paspor

Permohonan Online

Saya memilih untuk mengajukan permohonan paspor secara online melalui situs Imigrasi. Selain malas mengantre, saya juga penasaran bagaimana layanan online di Imigrasi yang katanya sudah bagus.

Tanggal 11 September 2014, saya mendaftar ke situs layanan paspor online Imigrasi. Setelah masuk ke halaman layanan paspor online, saya memilih menu Pra Permohonan Personal.

Di halaman ini, saya diminta mengisi data jenis paspor yang diinginkan, data diri, dan sebagainya. Saya memilih pilihan penggantian paspor perorangan 48 halaman karena habis masa berlaku. Setelah mengisi lengkap, saya kemudian diminta memasukkan data yang terdapat di Kartu Keluarga dan informasi paspor sebelumnya.

Saya memilih kantor tujuan Kantor Imigrasi Khusus Kelas 1 Khusus Jakarta Selatan karena pertimbangannya lokasinya mudah saya jangkau, dan paspor saya sebelumnya juga dikeluarkan di kantor imigrasi tersebut. Sebenarnya bisa saja kita memilih kantor imigrasi lain, namun pertimbangan saya karena ini kantor imigrasi kelas 1 khusus, saya ingin tau seperti apa layanannya.

Saya sudah menyiapkan berkas hasil pemindaian Kartu Keluarga, KTP, dan paspor, namun rupanya berkas ini tidak diminta saat mengisi formulir di situs.

Selesai mendaftar lewat situs, tak berapa lama saya mendapat e-mail konfirmasi dan tanda referensi untuk melakukan pembayaran melalui BNI. Rincian biayanya adalah untuk paspor Rp 300.000 dan untuk biaya foto biometrik Rp 55.000.

Pembayaran harus segera dilakukan maksimum 5 hari kerja sejak pendaftaran permohonan. Jika tidak, sistem secara otomatis akan menghapus data pendaftaran.

Pembayaran Melalui BNI

bukti pembayaran BNI bukti pembayaran BNI

Tanggal 15 September 2014 saya melakukan pembayaran di BNI dengan membawa referensi yang dikirim lewat email. Saya membayar melalui teller dan kena biaya administrasi Rp 5.000. Total biaya yang saya bayar menjadi Rp 360.000.

Setelah membayar dan mendapat bukti pembayaran, saya melakukan konfirmasi dengan mengunjungi tautan konfirmasi yang dikirim di e-mail sebelumnya.

Saat belum membayar, saya mencoba mengunjungi tautan dan ternyata sistem mengetahui jika saya belum melakukan pembayaran. Setelah saya membayar, barulah saya bisa melakukan konfirmasi dengan memasukkan nomor jurnal bank dan memilih tanggal kapan saya akan datang ke kantor Imigrasi Jakarta Selatan (yang saya pilih sebelumnya) untuk verifikasi dokumen dan foto.

Rentang tanggal yang bisa dipilih dari sejak saya konfirmasi pembayaran adalah seminggu. Kemungkinan karena banyaknya permohonan yang harus dilayani, sehingga waktu yang dibutuhkan untuk memproses permohonan saya adalah seminggu. Cukup menyenangkan, daripada saya harus antre di kantor imigrasi hanya untuk menyerahkan berkas.

Setelah melakukan konfirmasi kedatangan, saya mendapat e-mail lagi yang berisi tanda terima permohonan. Nomor permohonan ini yang nantinya digunakan untuk melakukan pemeriksaan status permohonan. Saya mencetak dokumen ini untuk dibawa ke kantor imigrasi.

Verifikasi Dokumen dan Foto Biometrik

ruang tunggu Imigrasi Jakarta Selatan ruang tunggu Imigrasi Jakarta Selatan

Saya datang ke kantor Imigrasi Jakarta Selatan sesuai dengan jadwal yang telah saya pilih, yaitu pada tanggal 22 September 2014. Saya datang agak pagi dengan harapan antrean tak begitu panjang.

Saya tiba di kantor Imigrasi Jakarta Selatan sekitar pukul 09:15, saya lalu naik ke lantai 2. Keadaan di kantor Imigrasi Jakarta Selatan jauh berbeda dengan saat saya membuat paspor, 5 tahun lalu. Gedung baru, ruang tunggu luas, dilengkapi dengan pendingin ruangan, membuat kantor ini cukup nyaman.

Saya datang dan menuju ke mesin nomor antrean. Ada petugas yang akan memeriksa kelengkapan dokumen sebelum memberi nomor antrean.

Saya menunjukkan paspor, KTP, dan Kartu Keluarga, semuanya dokumen asli. Saya ditanya akte kelahiran atau ijazah, namun saya bilang di situs imigrasi tidak disebutkan untuk membawa dokumen ini. Petugas tersebut lalu memeriksa paspor, dan saat melihat paspor lama saya diterbitkan oleh kantor Imigrasi Jakarta Selatan, saya diloloskan dan diberi nomor antrean 3-063.

Meskipun untuk mengurus pergantian paspor, di situs Imigrasi tidak disebutkan untuk membawa dokumen akte kelahiran atau ijazah, sebaiknya dokumen ini disiapkan.

Saya diminta menyiapkan tanda terima permohonan, fotokopi KTP, fotokopi paspor, fotokopi KK dalam ukuran A4, masing-masing 1 lembar. Jika belum fotokopi, jangan khawatir, di ruang tunggu ada koperasi yang menyediakan jasa fotokopi. Serahkan saja semua dokumen kepada penjaga fotokopi dan dia akan memfotokopi persyaratan tersebut.

Saya sudah menyiapkan fotokopi KK, namun karena fotokopi KTP dan paspor saya tidak berukuran A4, saya memfotokopi di koperasi dengan ongkos Rp 1.000. Tak perlu membeli map, karena nanti di loket akan diberi map.

Saya mencari tempat duduk di ruang tunggu yang cukup luas dan banyak tersedia bangku. Beberapa layar monitor terpampang jelas menampilkan nomor antrean yang sedang dilayani. Suara perempuan hasil rekaman memanggil nomor antrean dengan jelas dan keras. Saya melihat nomor antrean, masih di nomor 3-037.

SMS antrean paspor SMS antrean paspor

Saya membaca di nomor tiket antrean, ada layanan SMS untuk mengetahui nomor antrean yang sedang dilayani. Saya pun mencoba mengirim SMS dengan format ?4 ke nomor 085694919245.

Tak berapa lama, saya mendapat balasan, yang berisi informasi yang sama seperti yang ditampilkan di layar. Dari SMS ini pula saya tau, tipe-tipe layanan sesuai dengan kode nomor antrean.

Dari SMS bisa diketahui bahwa untuk tipe layanan online (dengan kepala kode nomor antrean 3) saat itu ada 64 (3-064), sedangkan saya mendapat nomor 3-063. Saat itu yang dilayani adalah nomor 38 (3-038).

Saya menghitung, untuk sekali panggilan, menghabiskan waktu sekitar 5 menit, maka waktu tunggu saya adalah 5 (menit) × ~30 (antrean) = ~150 menit (sekitar 2½ jam). Ini jika dilayani oleh 1 loket, namun ada 3 loket yang melayani, sehingga ~150 (menit) / 3 (loket) = ~50 menit (sekitar 1 jam).

Hitungan saya cukup tepat, sekitar pukul 10:30 saya dipanggil masuk ke loket. Saya menyerahkan tanda terima permohonan, fotokopi KTP, fotokopi KK, fotokopi paspor, dan paspor asli. Bukti pembayaran tidak diminta, sehingga saya tetap menyimpan dokumen ini. Petugas tersebut kemudian memindai semua dokumen dan memasukkan semua berkas ke map.

Map berisi berkas-berkas ini kemudian diserahkan kepada saya untuk dibawa ke petugas foto biometrik. Saya menyerahkan berkas ke petugas foto biometrik dan kemudian diwawancara. Wawancara hanya seputar kebenaran data diri dan akan ke mana saya setelah memegang paspor. Saya jawab saja saya siap-siap ke luar negeri jika ditugaskan kantor.

Saya kemudian difoto biometrik. Kamera yang digunakan rupanya kamera DSLR Canon seri 350D. Selesai foto, saya diambil sidik jari menggunakan alat pindai sidik jari, dimulai dari jempol kanan hingga kelingking kiri.

Selesai foto, saya diberitahu petugas foto biometrik bahwa paspor bisa diambil pada hari Kamis, 25 September 2014, dengan membawa tanda terima permohonan.

Pengambilan Paspor

Saya mencoba melakukan pengecekan status permohonan saya sebelum berangkat ke kantor imigrasi pada hari Kamis, 25 September 2014, dengan memasukkan nomor permohonan ke situs. Saya mendapat status “serahkan paspor”. Saya kemudian berangkat dan sampai di kantor Imigrasi Jakarta Selatan sekitar pukul 10:00.

Namun sayang sekali, sesampai di sana saya diberitahu petugas bahwa penyerahan paspor baru bisa dilayani mulai dari jam 13:00. Ah, kenapa saya tidak diberitahu soal ini? Karena hari itu saya ada urusan pada siang hari, saya kembali lagi esoknya, Jumat, 26 September 2014, setelah sholat Jumat.

Saya membawa dokumen tanda terima permohonan yang berisi nomor permohonan dan bukti pembayaran BNI karena saat penyerahan berkas, bukti pembayaran ini tidak diminta.

paspor lama paspor lama

Saya menyerahkan tanda terima permohonan dan diberi nomor antrean 187, kemudian saya duduk menunggu. Saat itu nomor antrean yang dipanggil adalan 157. Lagi-lagi dapat selisih 30 urutan.

Tak lama menunggu, sekitar 30 menit, nama saya dipanggil. Di depan loket, petugas menanyakan apa ada dokumen lain selain tanda terima permohonan, karena katanya dia tidak bisa menemukan berkas saya berdasar nomor tanda terima permohonan.

Aneh, saya kemudian menyerahkan bukti pembayaran, kemudian petugas tersebut berkata, “nah, ini yang saya butuhkan”, lalu dia meminta saya kembali duduk untuk menunggu sementara dia mencari paspor saya.

Tak lama, saya dipanggil kembali dan petugas menyerahkan paspor lama dan paspor baru saya. Saya menandatangani form penerimaan paspor dan menandatangani paspor baru saya. Petugas kemudian meminta saya memfotokopi paspor baru saya dan menyerahkan fotokopi paspor saya kembali ke loket.

Saya menuju ke koperasi yang ada di ruang tunggu untuk memfotokopi 2 lembar paspor saya, kemudian saya menyerahkan fotokopi tersebut ke petugas penyerahan paspor.

Perbedaan Paspor Lama dan Paspor Baru

Saya mengamati paspor baru saya. Di paspor lama, pada halaman 3 ada stempel dan tanda tangan kepala imigrasi, sedangkan di paspor baru tidak ada. Saat saya bertanya kepada petugas yang menyerahkan paspor saya, dijawab bahwa stempel dan tanda tangan tersebut tidak diperlukan.

Paspor lama saya juga sudah digunting di halaman data diri, sebagai tanda paspor lama tidak berlaku. Di halaman 5 (halaman Catatan-Pengesahan) paspor lama terdapat stempel sebagai tanda telah penyerahan paspor baru, lengkap dengan nomor paspor baru saya sebagai referensi.

Di paspor baru, pada halaman terakhir yang berisi alamat, tertulis nomor paspor lama saya sebagai referensi.

Dokumen Yang Harus Disiapkan

  • KTP dan fotokopi ukuran A4
  • Kartu Keluarga dan fotokopi ukuran A4
  • Paspor lama dan fotokopi ukuran A4
  • Akte Kelahiran atau Ijazah dan fotokopi ukuran A4
  • Tanda Terima Permohonan Paspor Online
  • Bukti Pembayaran

Biaya-Biaya

  • Pembuatan Paspor 48 halaman: Rp 300.000
  • Foto biometrik: Rp 55.000
  • Administrasi pembayaran: Rp 5.000
  • Fotokopi: Rp 5.000

Informasi

Muhammad Zamroni

pengembang web • penyelam scuba • pejalan pemula • peminat perangkat

Jakarta, Indonesia

13 komentar

Artikel ini ditayangkan pada 29 September 2014, sekitar 3 tahun yang lalu. Informasi pada tulisan ini mungkin sudah tidak sesuai.

mataja

30 September 2014 09:53

saya sudah berulang kali mencoba online tapi nyatanya sulit tuh! setelah mengisi data semua, jawaban yg muncul adalah : tanggal yang tersedia (-) terjadi masalah!! huhhh...

Imigrasi Jaksel (@Kanim_Jaksel)

10 November 2014 08:36

Terima kasih atas tulisannya yang sangat bermanfaat membantu memberikan informasi kepada masyarakat, Bidang Informasi Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Jakarta Selatan.

Ika Rahmawati

10 November 2014 08:41

Terima kasih atas tulisannya yang sangat bermanfaat dan membantu masyarakat memberikan informasi, Bidang Informasi dan Sarana Komunikasi Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Jakarta Selatan.

Muhida

4 Desember 2014 16:21

Foto copy pasport yang lama ukuran A4, apakah hanya halaman depan dan yang ada photonya, atau semua halaman harus di foto copy.

Paspor

1 Januari 2015 12:08

Maaf aku mau tanya kaka…..klo boleh tahu…sebenarnya paspor biometrik dimulai resminya tahun berapa, …kr sy baca di web, …biometrik y di lakukan skrg belum resmi….cuma percobaan

A Fathani

22 Januari 2015 08:58

Pengalaman menarik aplikasi SPRI (epasspor) secara online.
passpor saya habis masanya Fbruari 2015 dan saya mencoba aplikasi PENGGANTIAN dengan online dengan harapan mempersingkat waktu dan tenaga ke Kanim Jaktim. Aplikasi sudah dibuat secara online dan seolah tidak ada masalah sampai pembayaran di BNI. Masalah yang dihadapi hanya pengulangan pengisian karena pada saat klik "lanjut" tiba-tiba server terputus dan harus akses lagi dan mengisinya lagi. Baru menyadari terjadi permasalahan justru pada saat verifikasi dokumen di loket pertama untuk mendapatkan nomor antrian foto dan wwawancara. Ternyata, terjadi salah "klik" aplikasi yang seharusnya "e-passport 48 Umum Penggantian" pilihan yang saya ambil "e-passport 48 H biasa BARU". Saya membuat aplikasi untuk 3 passport keluarga secara bersamaan dan hanya aplikasi saya yang keliru. Sebagai akibat dari kekeliruan tersebut maka proses tidak dapat dilanjutkan dan pembayaran HANGUS!. Aplikasi harus diulang dan Imigrasi akan membatalkan aplikasi saya yang salah. Saya mencoba berargumentasi bahwa kesalahan tersebut sangat manusiawi karena "menu pilihan" sangat memungkinkan di "klik" salah dan saya menyadari kesalahan tersebut. Ternyata, sistim online yang disiapkan oleh imigrasi tidak memberi peluang tersebut karena SEHARUSNYA, apabila benar2 online, sistem secara OTOMATIS akan MENOLAK aplikasi pada saat terdapat data mengenai nomor passport lama dan data-data lain (yang sama) dari pemohon. Hal ini sangat umum dijumpai dalam aplikasi online lainnya yang sudah sempurna guna mencegah duplikasi. Dan memang benar, dalam sistem Imigrasi petugas akan mengetahui adanya duplikasi sehingga tidak bisa diproses. Pertanyaan yang sangat mendasar dari sistem yang ada adalah:
1. Mengapa tidak disiapkan kemungkinan-kemungkinan tersebut di atas guna mencegah kesalahan pilihan/salah "entry". Kesalahan yang terjadi bisa murni kesalahan pemohon tetapi bisa juga kesalahan sistem karena ketidak stabilan server-nya sehingga pemohon harus mengulang beberapa kali.
2. Mengapa hal yang sangat sepele secara IT tidak bisa di ubah oleh "super user" dari admin sistem sehingga proses bisa dilanjut.
3. Bagaimana dengan uang pembayaran yang sudah dibayarkan (Rp. 655.000) dan sudah masuk ke kas negara (PNBP). Pemohon diminta untuk ikhlas menyumbang negara (mungkin ini lebih baik daripada di korupsi oknum)
4. Secara pribadi, sistem "online" ini bukan "real online" tetapi hanya "sarana mendaftar saja", sebagai pengganti datang ke loket (proses tahap I). Apabila kita secara manual, kesalahan tersebut bisa dengan mudah diganti (ganti formulir).
5. Sistem online yang benar seharusnya adalah "interaktip" antara pemohon dengan "pusat database" sehingga begitu ada duplikasi, beberapa pilihan bisa langsung ditolak atau ada peringatan.

Demikian berbagi cerita saya dan saya terpaksa mengeluarkan dana yang sama lagi untuk menebus kesalahan "klik" untuk mendapatkan e-passport. Proses pengambilan e-passport sendiri walaupun SOP Imigrasi penyelesaiannya 3 hari, diminta untuk (minimum) 7 hari karena dikahawatirkan ada kesalahan dapal proses pembuatan "chip" nya.
Saya melihat bahwa untuk sistem online ini, Imigrasi BELUM SIAP sepenuhnya sehingga sebaiknya diperbaiki sebelum secara terbuka dijadikan pilihan bagi pemohon. Menurut informasi, Imigrasi menyerahkan proses ini ke penyedia jasa ("provider"), sebuah perusahaan asing (perlu klarifikasi) sehingga Imigrasi seharusnya memilih pihak penyedia jasa yang benar-benar mampu. Dimana server database passport disimpan??? Dari informasi yang saya peroleh, kesalahan yang saya lakukan ternyata telah banyak dialami oleh pemohon online yang lain dan hingga saat ini belum ada peningkatan perbaikan sistemnya (improvement). Catatan: walaupun aplikasi benar secara online, ternyata tetap memerlukan antri kurang klebih 6 jam untuk menghadap petugas wawancara dan pemotretan.

dikin

22 April 2015 11:48

waktu pengisian tanggal kedatangan saya salah ambil. Karena ada agenda di hari yang bersamaan.
Apakah bisa di alihkan tanggal kedatangannya...?

Bambang

28 Mei 2015 07:02

Terimakasih...tulisannya jelas, rinci dan sangat membantu

nadya

9 Juni 2015 09:34

saya mau bertanya, berapa lama yang dibutuhkan hingga anada menerima email tanda terima? Karena ketika mengurus milik ayah dan ibu saya ada tombol untuk langsung mendownload tanda terima. Namun ketika mengurus milik saya dan adik saya , ketika menggunakan tombol itu file PDF berisi data ayah saya semua.Apakah saya akan dikirimkan email tanda terima lagi?

Kurniawan

5 Juli 2015 23:25

Terima kasih informasinya, sangat membantu mengetahui alur dari pembuatan paspor.

vincent

29 Juli 2015 11:27

maaf, mau nanya donk, saya baru aja daftar online untuk perpanjang passport, akan tetapi saya salah dalam peng-input an alamat email saya. saya baru sadar pada saat selesai membayar dan tidak mendapatkan email konfirmasi. dari kemaren saya mencoba menghubungi kantor direktorat imigrasi, akan tetapi tidak pernah berhasil. ada saran ga? thx

Putra

22 September 2015 11:45

Baru saja saya melakukan konfirmasi pembayaran, saya sudah klik link url dan memilih tanggal kedatangan ke kanim yang saya tuju. Tapi kok saya belum dapat email balasan tanda terima permohonan ya mas, alamat email yang saya sertakan sudah betul kok. Dan tadi keterangannya pembayaran berhasil, permohonan sudah dikirim ke kanim. Apa balasan emailnya memang lama ya? Enggak langsung dibalas sama mesinnya? Mungkin mas nya pernah mengalami hal ini? Thanks

Sains Ph.D

23 Maret 2016 13:45

kalo mau tau lebih banyak ttg biomerik, silakan baca Teknologi Biometrik - Sains Ph.D

Statistik

Telah dibaca 13.528 kali. Waktu baca rata-rata 12 menit. Ada 13 komentar.